Les pratiques médicales font face à de plus en plus de défis à mesure que les capacités des soins de santé grandissent et que les attentes des patients deviennent davantage grandes. Bien que cela offre la promesse de fournir de meilleurs soins aux patients, cela a également un impact énorme sur la journée de travail, non seulement des médecins, mais de tout autre personnel travaillant dans un cabinet médical. Heureusement, les secrétaires virtuelles peuvent vous aider, car ils peuvent alléger la bureaucratie dans le secteur de la santé moderne et permettre au personnel de votre cabinet de se concentrer sur les domaines cruciaux qui nécessitent le plus d’attention. Et une fois qu’une assistante médicale virtuelle sera en place, vous découvrirez que votre cabinet peut commencer à dépasser les attentes des patients et à fournir un service de classe mondiale qui profite à toutes les personnes concernées.
En quoi consiste exactement une secrétaire médicale virtuelle ?
Rentable et facile à mettre en œuvre dans votre pratique, une assistante médicale virtuelle est un travailleur à distance capable d’intervenir comme premier point de contact de votre cabinet. Entreprenant toutes les tâches associées à une secrétaire interne, le secreteriat telephonique medical gérera les appels entrants, organisera et confirmera les rendez-vous, vérifiera l’assurance maladie, traitera les renouvellements d’ordonnances et préparera les renvois des patients.
Comme nous l’avons déjà établi, les réceptionnistes médicaux virtuels sont des travailleurs à distance, mais leur connexion avec votre cabinet peut être absolument transparente en utilisant le logiciel VOIP (Voice Over Internet Protocol). Les assistants médicaux virtuels peuvent émettre et recevoir des appels téléphoniques à partir d’indicatifs régionaux (tels que l’emplacement du cabinet) via leur PC. Les patients seront instantanément connectés à la secrétaire virtuelle et recevront le même niveau de soins que s’ils avaient affaire à une personne physiquement active.
Les avantages d’un télésecrétariat médical
Le concept de base d’une assistante virtuelle est une perspective très séduisante pour tout cabinet médical qui souhaite pousser ses capacités un peu plus loin. Les principaux avantages que votre pratique pourrait espérer tirer d’une telle configuration sont les suivants :
- Libérez du temps à passer avec les patients
L’un des principaux problèmes auxquels sont confrontés les médecins est de ne pas pouvoir passer suffisamment de temps avec leurs patients. Les problèmes médicaux peuvent être très complexes, mais lorsqu’un médecin souffre d’une mauvaise réserve fournie par un système téléphonique inefficace, il est nécessaire de réduire la durée de chaque rendez-vous de son emploi du temps pour que chaque patient soit vu.
Dans ce scénario, le patient n’est pas seulement pris au dépourvu, mais le médecin est également frustré de ne pas pouvoir travailler au maximum de ses capacités. Cependant, avec une secrétaire virtuelle en place, vous découvrirez que le système téléphonique et la gestion courante devient plus efficace et que la charge de travail de l’administration est moins nécessaire. En conséquence, les médecins sont moins pressés et peuvent accorder toute leur attention aux patients.
- Niveaux élevés de service à la clientèle
Si vos patients souffrent de mauvaises expériences à votre cabinet, vous constaterez bientôt qu’ils ne reviendront pas. Au lieu de cela, ils se pencheront sur les pratiques de visite qui sont louées pour la satisfaction des besoins de leurs patients. Et, parfois, cela peut être dû à quelque chose d’aussi simple qu’un manque de soin démontré lors de la prise de rendez-vous ou, à d’autres moments, cela peut être dû au sens général du chaos dans une pratique mal gérée.
Les assistants médicaux virtuels, cependant, sont étroitement surveillés et leurs performances régulièrement évaluées et notées. Cela aide les cabinets à comprendre le niveau de qualité apporté sur leur lieu de travail et offre l’avantage supplémentaire de donner aux réceptionnistes virtuels un objectif quantitatif à atteindre. Et cela ne peut que contribuer à améliorer la réputation de votre cabinet pour son service fantastique et à développer les compétences en service à la clientèle de votre réceptionniste médicale virtuelle.
- Pas besoin d’un service de réponse téléphonique
De nombreuses pratiques s’appuient sur un service de réponse téléphonique pour traiter les demandes des clients au lieu d’un réceptionniste à la réception. Bien que cela garantisse au moins que les patients puissent signaler des problèmes, la réalité est que beaucoup de patients ont tendance à raccrocher en entendant le message de réponse du service de réponse téléphonique froid et sans émotion.
Cela ne favorise certainement pas votre pratique ni le patient, mais avec des agents virtuels en place, vous pouvez fournir une forme de communication plus attrayante pour que vos patients soient satisfaits. Et il est également important de vous rappeler que vous n’êtes pas limité à un seul secrétaire virtuel, vous pouvez en avoir autant que vous le souhaitez.
