Il existe de nombreuses entreprises qui disposent d’un grand nombre d’employés. En France, ces dernières sont soumises à des lois qui doivent être respectées pour être à la norme. La base de données économique et sociale a été mise en place après l’ANI ou l’Accord National Interprofessionnel. La BDES est donc inscrite dans la loi pour la sécurité de l’emploi et a été mise en vigueur le 14 juin 2013.
Définition et fonctionnement de la BDES
Les entreprises basées en France qui emploient plus de 50 personnes sont dans l’obligation de communiquer une base de données économique et sociale au comité économique et social (CSE). Cette base de données rassemble des informations utiles concernant les orientations économiques et sociales de l’entreprise. Des mentions obligatoires selon le nombre d’employés doivent être présentes dans la BDES.
Une entreprise qui dispose de plusieurs établissements, le nombre d’employés est calculé selon le niveau de la société en elle-même et non du nombre d’établissement qu’il détient. La base de données économique et sociale dispose donc de toutes les informations qui ont été collectées sur l’entreprise et non sur ses établissements.
Dans le cas où une société est membre dans un groupe d’entreprise, ce dernier n’est pas obligé de détenir une BDES. Si le groupe choisit de créer une base de données, cette dernière s’ajoute à la BDES de chacune des sociétés qui constituent le groupe en question.
Pour les entreprises qui disposent d’un nombre de salariés de moins de 300, le fonctionnement de la base de données économique et sociale est fixé par un accord d’entreprise majoritaire ou sans délégué syndical avec un accord entre la société et le CSE ou par un accord de branche.
La base de données économiques et sociales sert de support au CE pour la préparation la consultation annuelle. Elle doit avant tout refléter la stratégie de l’entreprise. La BDES est également appelée base de données unique ou BDU. Elle permet la compréhension des orientations et de l’organisation du travail au sein d’une société.
L’entreprise qui ne respecte pas les obligations sur la tenue d’une BDES peut payer une amende de 7500 euros. Si la BDES n’est pas à jour, la CE peut saisir le tribunal de grande instance pour que l’employeur communique les éléments qu’il n’a pas mentionnés dans la base de données.
Comment accéder à la base de données?
L’entreprise doit mettre en place sa propre BDES et la doit également la mettre à jour de manière régulière. L’employeur doit donc fixer les conditions pour accéder à sa DBES et pour sa consultation, son utilisation et son actualisation. Les employeurs peuvent mettre en place un accord collectif pour ces conditions.
La base de données de chaque entreprise peut être enregistrée sur un support informatique ou de manière plus traditionnelle sur un papier.
Le CES, les institutions représentatives comme le comité d’entreprise (CE) ou les délégués du personnel (DP) doit pouvoir accéder à tout moment à cette base de données économiques et sociales.
Il est important de savoir que les utilisateurs de la BDES sont dans l’obligation d’être discrets sur les informations car ces dernières sont de nature confidentielle. L’employeur doit alors communiquer la durée de la confidentialité des informations sur la BDES.
