Organiser une conférence annuelle, renouer les liens avec les clients ou encore lancer une nouvelle gamme de produits : voici quelques raisons qui déterminent les managers à organiser un événement professionnel. Cependant, le choix de la salle et de l’emplacement ne s’improvisent pas. Au contraire, les lieux ont une importance cruciale sur l’image d’une entreprises. Pour votre faire une idée, voici 3 critères à prendre en compte dans l’organisation d’un événement.
Critère n°1 : Le nombre de participants
Dans le cadre des étapes d’organisation d’une événement professionnel, l’entreprise en question sera amenée à faire une liste d’invités, à préparer et à envoyer des invitations. En fonction des confirmations des invités, les organisateurs pourront se faire une idée plus ou moins précise en ce qui concerne le nombre de participants. C’est important, car cette information sur un rôle essentiel dans le choix de la capacité de la salle.
Dans les grandes lignes, il est conseillé de choisir une salle d’une capacité un peu plus importante que le nombre de participants. Cela permettra d’accueillir sans difficulté les invités qui changent d’avis et qui confirment au dernier moment. En même temps, la salle ne doit pas être trop grande, sinon les zones vides de la salle pourront changer l’ambiance de l’événement. Pour conclure, il est important de fixer un délai pour les confirmations de participation, afin de vous faire une idée précise du nombre de participants le plus tôt possible.
Critère n°2 : Le type d’événement professionnel
Vous envisagez d’organiser une journée de conférences, un sommet ou un congrès ? L’idéal est de réserver un auditorium, la solution la plus adaptée pour ce type d’événement professionnel. La Cité des Congrès de Nantes quant à elle vous met à disposition 3 auditoriums ayant une capacité de 1000 places. Située à proximité du centre-ville, la Cité des Congrès vous offrira un cadre élégant pour rencontrer vos clients, vos partenaires et vos futurs partenaires.
En revanche, si vous envisagez une réunion avec vos collaborateurs ou une réunion brainstorming avec plusieurs partenaires pour travailler sur projet commun, mieux vaut réserver une salle dans un hôtel ou dans un château. Vous pouvez également réserver une salle à La Cité des Congrès, qui propose une surface et une configuration adaptées à ce type d’événement.
Critère n°3 : L’ambiance que vous souhaitez créer
Si vous envisagez d’organiser un séminaire, il est conseillé de choisir une salle adaptée, avec une ambiance plutôt sobre. L’éclairage de la salle constitue un autre élément important, car le but est de maintenir votre public concentré sur les sujets à l’ordre du jour. Si le séminaire a lieu dans un auditorium et vous préférez que votre public vous écoute sans nécessairement prendre des notes, mieux vaut opter pour un éclairage faible.
En revanche, pour une réunion dont le but est de créer une ambiance conviviale et de stimuler la créativité des participants, il est important de bien choisir la salle selon la décoration. Vous pouvez ainsi réserver une salle d’hôtel ou de manoir, avec une cheminée ou tout simplement une décoration atypique qui inspire.
