Recourir à une agence de voyage d’affaires est une option favorable pour toutes entreprises qui souhaitent maximiser leur budget et réduire en même temps leur temps consacré aux tâches diverses impliquées dans la gestion de leurs voyages. Mais cette tâche doit être prise en charge par une société compétente pour minimiser les coûts et optimiser le bon déroulement du voyage d’affaires. Découvrons ainsi les principales compétences d’une agence de voyage d’affaires.
Qu’est-ce qu’une agence de voyage ?
Une agence de voyage pour les professionnels a pour rôle d’aider les entreprises à organiser soigneusement leurs voyages d’affaires, en leur offrant des solutions modernes en matière d’auto-réservation de vol, d’hébergement, de transfert et autres paramètres. Elle va donc se charger de la gestion de vos déplacements, de vos réunions, conférences et événements divers. Elle vous fournit aussi une assistance en cas d’annulation ou de modification de voyage. L’agence vous apporte un suivi de vos dépenses de voyage et traite vos frais de déplacement. Enfin, elle participe à la création d’une politique voyage d’affaires adaptée à vos besoins.
Des compétences en planification de voyage
Pour assurer pleinement leurs tâches en matière de planification de voyage, les agences de voyage d’affaires utilisent généralement un système de distribution mondial pour la réservation des vols, des hôtels ainsi que d’autres moyens de transport. Une agence de voyage d’affaires doit donc avoir une connaissance approfondie de l’industrie du voyage, des différents acteurs (partenaires hôteliers, fournisseurs, etc.) et des destinations diverses. Cette connaissance assure non seulement la fiabilité de l’agence, mais aussi détermine sa maîtrise du milieu. Les entreprises ont besoin d’être informées correctement sur tous les aspects d’un voyage d’affaires.
Des compétences en négociation
Une agence de voyage est aussi capable de négocier favorablement avec les fournisseurs pour vous fournir des solutions aux meilleurs tarifs. Cela peut s’agir des tarifs sur le transport ou encore sur l’hébergement. Les tarifs négociés doivent cependant correspondre à vos besoins. La négociation ne mettra pas en danger cependant la qualité des services proposés. Votre agence saura donc vous trouver une solution au meilleur rapport qualité/prix.
Des compétences en gestion des déplacements
Pour assurer votre mobilité lors de votre séjour, votre agence de voyage doit pouvoir gérer efficacement vos déplacements. Cela suppose également la gestion des modifications apportées ou la gestion des imprévus de dernière minute, comme par exemple les remboursements, les problèmes liés à l’utilisation de carte de crédit d’entreprise ou encore le traitement des billets.
Des compétences en gestion du programme
Une agence de voyage d’affaires doit tout aussi bien assurer l’amélioration des programmes de voyage de votre entreprise et cela, en réduisant vos coûts ou en vous faisant profiter de meilleures économies. Les programmes doivent aussi être conformes aux politiques de votre entreprise.
Des compétences en communication
La communication est une compétence fondamentale pour une agence de voyage d’affaires car elle sera régulièrement en contact avec la clientèle et avec ses partenaires (fournisseurs). Votre agence doit être en mesure de vous communiquer les plans de voyage et vous apporter le soutien relationnel adéquat. En renforçant la communication avec la clientèle, l’agence est plus apte à construire une relation privilégiée sur le long terme. D’ailleurs, une bonne communication favorise l’expérience client et la fidélité.
Des compétences en assistance
Il s’agit principalement d’une assistance en post-voyage. Votre agence doit continuellement vous assister même après la fin de votre voyage. Pour cela, elle doit gérer les notes de frais et les factures diverses, tout en rapprochant les différents comptes. En cas de problème durant le voyage, l’agence doit être en mesure d’apporter les solutions appropriées pour résoudre votre situation et ainsi vous assurer que ce problème ne soit plus récurrent.
